Punta un faro su di te: organizza eventi.

Organizzazione eventi

Se vuoi consolidare la relazione con i tuoi clienti, affermare la tua brand awareness e avvicinare clienti potenziali, può essere un’ottima idea quella di cadenzare l’anno con l’organizzazione di eventi clienti.

Un’assistente come me può sicuramente aiutarti nell’organizzare eventi, dunque, se vuoi contattarmi non esitare, e per questo, ti rinvio alla pagina recapiti del mio sito.

Tuttavia, di seguito, qualche indicazione utile a riguardo. Pensa step by step e, in particolare, distingui le tre diverse fasi:

  • Pre-evento;
  • Evento;
  • Post-evento.

La fase del pre-evento

Nella fase del pre-evento occorre prestare attenzione ai seguenti punti:

  • Obiettivi: cosa vuoi ottenere dall’evento? Consolidare la relazione con i tuoi clienti, avvicinarne di potenziali, incrementare la tua brand awareness.
  • Target: a chi vuoi rivolgerti? Quali sono le aspettative del target di riferimento?
  • Budget: quanto vuoi investire nell’evento? Vi sono sponsor che possono contribuire a coprire parte delle spese?
  • Team: individua collaboratori, coinvolgili emotivamente, e delega loro compiti relativi alla pianificazione e alla gestione dell’evento.
  • Data: nella scelta della data prendi in considerazione alcuni fattori come, la stagione, e quindi la temperatura e la lunghezza delle giornate, il giorno della settimana, l’orario di inizio e di fine lavori.
  • Location: considera l’ampiezza degli spazi, l’attrattiva del luogo, la presenza di eventuali barriere architettoniche, il costo, la tecnologia offerta dalla location. Assicurati che vi siano spazi flessibili per l’incontro e la socializzazione, che facilitino l’interazione tra i partecipanti. Effettuare un sopralluogo.
  • Servizio di ristorazione: se la location scelta non lo prevede, cerca un catering per eventi o uno chef a domicilio.
  • Intrattenimento;
  • Fotografi e videomaker: per la creazione di materiale da condividere sulla rete e creare quindi coinvolgimento.
  • Altri professionisti e fornitori che potrebbero ritenersi utili;
  • Promozione dell’evento: per i piccoli eventi può essere sufficiente recapitare un classico invito accompagnato da una brochure o del materiale informativo. Per i grandi eventi si può invece pensare di riservare parte del budget alla realizzazione di una vera e propria campagna pubblicitaria (tv, stampa, radio, affissioni, ecc.). Oltre ai canali tradizionali, è consigliabile promuovere l’evento anche attraverso gli strumenti della rete. Utilizzare strumenti come i social network, anche nel corso dell’evento, consente non solo di fornire informazioni aggiornate, ma anche di rafforzare il legame con il pubblico.

Durante l’evento

Generare engagement, creare partecipazione, far vivere un’esperienza.

Nel corso di un evento aziendale è importante prendersi cura degli ospiti e fare in modo che questi si sentano a proprio agio. Se l’evento si protrae per diverse ore è bene prevedere dei momenti di pausa (coffee break) e un buffet per intrattenere gli invitati.

Può capitare talvolta che le aziende organizzino un evento principalmente per rafforzare il senso di appartenenza dei propri dipendenti e consolidare l’adesione ai valori aziendali. In questi casi, più che mai, è importante trasmettere un’immagine positiva del brand e offrire un’esperienza gratificante.

Al termine dell’evento, può essere utile consegnare dei gadget promozionali; questi saranno senz’altro graditi e consentiranno di elevare la brand awareness e la popolarità del brand.

Nel post evento

E’ sempre bene ringraziare, oltre che al momento dell’evento, anche nel post-evento.

Per esempio, agli ospiti potrebbe far piacere, qualche giorno dopo, ricevere una mail personalizzata di ringraziamento per aver preso parte all’incontro oppure, se lo si ritiene opportuno ricevere una telefonata.

Altro aspetto importante è la condivisione e un evento degno di nota è un evento che si fa ricordare. Gli scatti che immortalano gli attimi salienti della giornata potranno essere postati sui canali social.

In questo articolo ho analizzato, suddividendole in più step, le tre fasi dell’organizzazione eventi. Per maggiori informazioni in merito ad una collaborazione con me, che sono assistente libera professionista di manager e consulenti dell’area sales e marketing, visita il mio sito TheAssistant.it

Note: per la realizzazione di questo articolo sono stati presi spunti dai seguenti link: Comunicogroup.comCbnapoli.it, Eventonic.it.

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