Gestione delle mail: no alle continue “sbirciatine”

Gestione delle mail

La gestione delle mail è una pratica che prende un tempo considerevole nel corso della giornata lavorativa e spesso distoglie l’attenzione verso ciò è veramente produttivo. Di seguito alcuni consigli su come fare per ottimizzare i tempi e l’organizzazione in merito alla gestione emotiva e fattiva delle mail.

Quante “sbirciate” dare alla casella di posta

Leggere le mail massimo tre o quattro volte al giorno. Accedere alla casella di posta elettronica in continuazione distoglie dalle attività produttive e mangia del tempo: ad ogni nuovo accesso occorre recuperare la giusta concentrazione per valutare cosa lasciare e cosa eliminare.

Si consiglia, pertanto, di leggere le mail:

  • Prima di andare in ufficio (facoltativo)
  • In tarda mattinata (ore 11.30)
  • Nel primo pomeriggio (ore 15.00)
  • Prima di andar via dal lavoro

Darsi un tempo limite

Prefissarsi un tempo limite di 30 minuti per la gestione delle mail la mattina. La mente è più fresca in questa fase della giornata: peccato spendere preziose energie per qualcosa che non ha diretto impatto sulla produttività aziendale.

Suddivisione in cartelle

Dopo aver eliminato tutte le mail di spam e pubblicitarie, decidere cosa fare delle rimanenti:

  • Eliminare quelle non di nostro interesse;
  • Rispondere immediatamente alle mail per le quali la risoluzione richiede al massimo 2 minuti;
  • Archiviare in una cartella “Da leggere” quelle che non richiedono alcuna azione da parte nostra, ma che vogliamo comunque conservare;
  • Spostare nella cartella “Da rispondere” le mail per le quali rispondere richiederebbe più di 2 minuti;
  • Lasciarle in evidenza quelle da gestirle in un secondo momento;

Procedere per priorità

  • Gestire le mail nella cartella “Da rispondere” dando priorità a quelle che ci permettono di raggiungere i nostri obiettivi professionali: se ciò richiede un lavoro specifico, dedicarci del tempo durante la giornata.

L’organizzazione in cartelle

È buona regola organizzare la inbox con cartelle e sottocartelle denominate per mittente o per categoria; in questo modo sarà più agevole recuperare vecchie mail o eliminare cartelle che non si usano più.

Le informazioni importanti contenute in certe mail (esempio allegati come fatture, preventivi, contratti…) potrebbero essere ben sistemate in un archivio locale.

Non aver paura di cancellare

Le mail “inutili” per il perseguimento degli obiettivi aziendali, devono essere eliminate.

Chiudere l’account di posta e non riaprirlo se non eccezionalmente

Finita la gestione delle mail o i 30 minuti che vi siete dati, CHIUDETE il programma di posta elettronica e non riapritelo.

Se dovete inviare una mail durante la giornata, aprite pure il programma di posta elettronica ma non cadete in tentazione di dare una “sbirciatina” a quelle in arrivo.

Provare questo approccio alla gestione delle mail per tre settimane e poi decidere se continuare o meno.

Considerare che la gestione della mail può essere delegata ad un’assistente.

Se sei interessato, contattami per maggiori informazioni a riguardo.

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