Errori nelle email che ti fanno apparire poco professionale

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Delle email non possaimo più fare a meno, in particolare nella vita professionale. Tuttavia, seppure l’account di posta è un ambiente dove oramai si agisce di fretta purché si raggiunga un qualche scopo comunicativo, bisognerebbe stare attenti a errori che potrebbero turbare il destinatario del messaggio. Sarebbe un peccato che questi non si concentrasse sull’oggetto della comunicazione, perché distratto da una banalità commessa. Oggi potresti perdere la stima di una persona, domani un’importante occasione lavorativa.

Ecco di seguito tre errori nelle email che ti fanno apparire davvero poco professionale nei confronti del ricevente.

Dimenticare l’allegato

Se dici che stai per inviare un allegato, devi farlo. Chiediti sempre, prima dell’invio, se la tua mail contempla l’invio di un documento in allegato, dunque in un secondo momento invia. Nel caso di errore dovresti perdere comunque tempo per l’invio di una nuova mail con annesse scuse. Cerca di evitare.

Essere prolisso

L’incapacità di scrivere in maniera sintetica ciò che si vuole comunicare, senza aver cura dei tempi dell’interlocutore, potrebbe infastidire anche chi dapprincipio era desideroso di rivolgerti l’attenzione. Questo vale a maggior ragione quando si invia una mail per chiedere un favore, un chiarimento o un supporto.

Riuscire ad essere sintetici richiede pratica, ma ne vale la pena. Rileggi la mail prima di inviarla ed elimina tutto ciò che risulta ripetitivo. L’interlocutore ringrazierà ed è molto probabile che ti risponderà nell’immediato piuttosto che far campeggiare la tua mail nella casella di altra posta in arrivo competitiva.

Rivolgersi alla persona col nome sbagliato

Questo è un errore che proprio l’interlocutore potrebbe non ammettere e di certo ti fa apparire poco professionale. Esso nasconde noncuranza. Il nome corretto è lì, a tua disposizione in più punti: nell’indirizzo email, nella firma. “Cos’altro dovresti fare che hai tanta fretta?” potrebbe chiedersi il destinatario del messaggio.

Dunque controlla il nome e come lo hai digitato nel corpo della mail prima di premere invio. Ci vorranno due secondi in più, ma non penalizzare la qualità in nome della velocità; non penalizzare la tua professionalità.

Fonte: Forbes

Leggi anche il mio articolo sulla Gestione delle email. TheAssistant.it

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