Errori nelle email che ti fanno apparire poco professionale

Professionlità - TheAssistant.it

Delle email non possaimo più fare a meno, in particolare nella vita professionale. Tuttavia, seppure l’account di posta è un ambiente dove oramai si agisce di fretta purché si raggiunga un qualche scopo comunicativo, bisognerebbe stare attenti a errori che potrebbero turbare il destinatario del messaggio. Sarebbe un peccato che questi non si concentrasse sull’oggetto della comunicazione, perché distratto da una banalità commessa. Oggi potresti perdere la stima di una persona, domani un’importante occasione lavorativa.

Ecco di seguito tre errori nelle email che ti fanno apparire davvero poco professionale nei confronti del ricevente.

Dimenticare l’allegato

Se dici che stai per inviare un allegato, devi farlo. Chiediti sempre, prima dell’invio, se la tua mail contempla l’invio di un documento in allegato, dunque in un secondo momento invia. Nel caso di errore dovresti perdere comunque tempo per l’invio di una nuova mail con annesse scuse. Cerca di evitare.

Essere prolisso

L’incapacità di scrivere in maniera sintetica ciò che si vuole comunicare, senza aver cura dei tempi dell’interlocutore, potrebbe infastidire anche chi dapprincipio era desideroso di rivolgerti l’attenzione. Questo vale a maggior ragione quando si invia una mail per chiedere un favore, un chiarimento o un supporto.

Riuscire ad essere sintetici richiede pratica, ma ne vale la pena. Rileggi la mail prima di inviarla ed elimina tutto ciò che risulta ripetitivo. L’interlocutore ringrazierà ed è molto probabile che ti risponderà nell’immediato piuttosto che far campeggiare la tua mail nella casella di altra posta in arrivo competitiva.

Rivolgersi alla persona col nome sbagliato

Questo è un errore che proprio l’interlocutore potrebbe non ammettere e di certo ti fa apparire poco professionale. Esso nasconde noncuranza. Il nome corretto è lì, a tua disposizione in più punti: nell’indirizzo email, nella firma. “Cos’altro dovresti fare che hai tanta fretta?” potrebbe chiedersi il destinatario del messaggio.

Dunque controlla il nome e come lo hai digitato nel corpo della mail prima di premere invio. Ci vorranno due secondi in più, ma non penalizzare la qualità in nome della velocità; non penalizzare la tua professionalità.

Fonte: Forbes

Leggi anche il mio articolo sulla Gestione delle email. TheAssistant.it

Gestisco l’agenda dei miei clienti consulenti. Il mio metodo personale.

Gestione agenda The Assistant.it

Ecco come gestisco l’agenda degli appuntamenti come assistente di Consulenti.

Il riferimento è il consulente finanziario. Naturalmente, per il consulente attivo in altro settore, le esigenze potranno essere leggermente diverse. Se ne può assolutamente parlare.

Dati che devo avere:

  • nominativi clienti;
  • AUM;
  • località in cui vivono i clienti;
  • preferenze per il luogo di incontro col consulente (casa o ufficio);
  • recapiti dei clienti;
  • tempo da dedicare ad ogni appuntamento;
  • periodicità col quale deve essere visto ogni cliente;
  • giornata jolly per gestire gli imprevisti;
  • eventuali appuntamenti personali del consulente o mezze giornate libere.

Ogni informazione, cui sopra ho fatto riferimento, è indispensabile.

Col mio cliente consulente mi confronto su quale giorno della settimana dedicare a quale località; sapere se il cliente voglia ricevere il suo consulente a casa o meno è utile perché una valutazione dei tempi da dedicare agli spostamenti; quanto dura in media un appuntamento, naturalmente, è indispensabile saperlo per fissare gli incontri ad orari ragionevoli, in modo che si riesca a rispettarli con puntualità; conoscendo, inoltre, la periodicità con la quale si vogliono vedere i clienti si ottiene una ciclicità prevedibile di appuntamenti per il cliente nel corso dell’anno..

Strumenti a mia disposizione

  • Google Calendar
  • File contatti, CRM;
  • Excel;
  • Telefono.

Le tempistiche per la gestione lavori tra me e il mio cliente consulente

Posta come interamente pianificata la settimana 1, il giorno mercoledì della settimana 0 concordo con il mio consulente i nominativi da contattare per la settimana 2; la lista deve essere definitiva il venerdì della stessa settimana 0.

Ogni venerdì devo aver conferma puntuale dei clienti che effettivamente sono stati visti, in modo che il foglio di lavoro contenga informazioni vere.

Fatto questo, ho tutto quello che mi serve per pianificare l’agenda.

Il cliente si abitua al fatto che viene chiamato dall’assistente e ad avere un appuntamento dedicato alla gestione del suo portafoglio (il riferimento, in questo caso, ripeto, è l’ambito bancario).

ll cliente percepisce e consolida la professionalità del servizio offerto dal suo consulente finanziario.

La condivisione col mio consulente

Tutti i miei lavori sono tracciabili, nei modi e nei tempi in cui sono svolti.

  • Il file contatti, CRM è condiviso;
  • l’agenda è condivisa;
  • il file Excel è condiviso…

… ma soprattutto è condivisa la soddisfazione di gestire al meglio la relazione col cliente.

Per qualsiasi informazione, contattami senza esitare. Puoi farlo su questo canale mandandomi un messaggio privato, o sul mio sito TheAssistant.it, dove troverai i mei recapiti.

Punta un faro su di te: organizza eventi.

Organizzazione eventi

Se vuoi consolidare la relazione con i tuoi clienti, affermare la tua brand awareness e avvicinare clienti potenziali, può essere un’ottima idea quella di cadenzare l’anno con l’organizzazione di eventi clienti.

Un’assistente come me può sicuramente aiutarti nell’organizzare eventi, dunque, se vuoi contattarmi non esitare, e per questo, ti rinvio alla pagina recapiti del mio sito.

Tuttavia, di seguito, qualche indicazione utile a riguardo. Pensa step by step e, in particolare, distingui le tre diverse fasi:

  • Pre-evento;
  • Evento;
  • Post-evento.

La fase del pre-evento

Nella fase del pre-evento occorre prestare attenzione ai seguenti punti:

  • Obiettivi: cosa vuoi ottenere dall’evento? Consolidare la relazione con i tuoi clienti, avvicinarne di potenziali, incrementare la tua brand awareness.
  • Target: a chi vuoi rivolgerti? Quali sono le aspettative del target di riferimento?
  • Budget: quanto vuoi investire nell’evento? Vi sono sponsor che possono contribuire a coprire parte delle spese?
  • Team: individua collaboratori, coinvolgili emotivamente, e delega loro compiti relativi alla pianificazione e alla gestione dell’evento.
  • Data: nella scelta della data prendi in considerazione alcuni fattori come, la stagione, e quindi la temperatura e la lunghezza delle giornate, il giorno della settimana, l’orario di inizio e di fine lavori.
  • Location: considera l’ampiezza degli spazi, l’attrattiva del luogo, la presenza di eventuali barriere architettoniche, il costo, la tecnologia offerta dalla location. Assicurati che vi siano spazi flessibili per l’incontro e la socializzazione, che facilitino l’interazione tra i partecipanti. Effettuare un sopralluogo.
  • Servizio di ristorazione: se la location scelta non lo prevede, cerca un catering per eventi o uno chef a domicilio.
  • Intrattenimento;
  • Fotografi e videomaker: per la creazione di materiale da condividere sulla rete e creare quindi coinvolgimento.
  • Altri professionisti e fornitori che potrebbero ritenersi utili;
  • Promozione dell’evento: per i piccoli eventi può essere sufficiente recapitare un classico invito accompagnato da una brochure o del materiale informativo. Per i grandi eventi si può invece pensare di riservare parte del budget alla realizzazione di una vera e propria campagna pubblicitaria (tv, stampa, radio, affissioni, ecc.). Oltre ai canali tradizionali, è consigliabile promuovere l’evento anche attraverso gli strumenti della rete. Utilizzare strumenti come i social network, anche nel corso dell’evento, consente non solo di fornire informazioni aggiornate, ma anche di rafforzare il legame con il pubblico.

Durante l’evento

Generare engagement, creare partecipazione, far vivere un’esperienza.

Nel corso di un evento aziendale è importante prendersi cura degli ospiti e fare in modo che questi si sentano a proprio agio. Se l’evento si protrae per diverse ore è bene prevedere dei momenti di pausa (coffee break) e un buffet per intrattenere gli invitati.

Può capitare talvolta che le aziende organizzino un evento principalmente per rafforzare il senso di appartenenza dei propri dipendenti e consolidare l’adesione ai valori aziendali. In questi casi, più che mai, è importante trasmettere un’immagine positiva del brand e offrire un’esperienza gratificante.

Al termine dell’evento, può essere utile consegnare dei gadget promozionali; questi saranno senz’altro graditi e consentiranno di elevare la brand awareness e la popolarità del brand.

Nel post evento

E’ sempre bene ringraziare, oltre che al momento dell’evento, anche nel post-evento.

Per esempio, agli ospiti potrebbe far piacere, qualche giorno dopo, ricevere una mail personalizzata di ringraziamento per aver preso parte all’incontro oppure, se lo si ritiene opportuno ricevere una telefonata.

Altro aspetto importante è la condivisione e un evento degno di nota è un evento che si fa ricordare. Gli scatti che immortalano gli attimi salienti della giornata potranno essere postati sui canali social.

In questo articolo ho analizzato, suddividendole in più step, le tre fasi dell’organizzazione eventi. Per maggiori informazioni in merito ad una collaborazione con me, che sono assistente libera professionista di manager e consulenti dell’area sales e marketing, visita il mio sito TheAssistant.it

Note: per la realizzazione di questo articolo sono stati presi spunti dai seguenti link: Comunicogroup.comCbnapoli.it, Eventonic.it.

Gestione delle mail: no alle continue “sbirciatine”

Gestione delle mail

La gestione delle mail è una pratica che prende un tempo considerevole nel corso della giornata lavorativa e spesso distoglie l’attenzione verso ciò è veramente produttivo. Di seguito alcuni consigli su come fare per ottimizzare i tempi e l’organizzazione in merito alla gestione emotiva e fattiva delle mail.

Quante “sbirciate” dare alla casella di posta

Leggere le mail massimo tre o quattro volte al giorno. Accedere alla casella di posta elettronica in continuazione distoglie dalle attività produttive e mangia del tempo: ad ogni nuovo accesso occorre recuperare la giusta concentrazione per valutare cosa lasciare e cosa eliminare.

Si consiglia, pertanto, di leggere le mail:

  • Prima di andare in ufficio (facoltativo)
  • In tarda mattinata (ore 11.30)
  • Nel primo pomeriggio (ore 15.00)
  • Prima di andar via dal lavoro

Darsi un tempo limite

Prefissarsi un tempo limite di 30 minuti per la gestione delle mail la mattina. La mente è più fresca in questa fase della giornata: peccato spendere preziose energie per qualcosa che non ha diretto impatto sulla produttività aziendale.

Suddivisione in cartelle

Dopo aver eliminato tutte le mail di spam e pubblicitarie, decidere cosa fare delle rimanenti:

  • Eliminare quelle non di nostro interesse;
  • Rispondere immediatamente alle mail per le quali la risoluzione richiede al massimo 2 minuti;
  • Archiviare in una cartella “Da leggere” quelle che non richiedono alcuna azione da parte nostra, ma che vogliamo comunque conservare;
  • Spostare nella cartella “Da rispondere” le mail per le quali rispondere richiederebbe più di 2 minuti;
  • Lasciarle in evidenza quelle da gestirle in un secondo momento;

Procedere per priorità

  • Gestire le mail nella cartella “Da rispondere” dando priorità a quelle che ci permettono di raggiungere i nostri obiettivi professionali: se ciò richiede un lavoro specifico, dedicarci del tempo durante la giornata.

L’organizzazione in cartelle

È buona regola organizzare la inbox con cartelle e sottocartelle denominate per mittente o per categoria; in questo modo sarà più agevole recuperare vecchie mail o eliminare cartelle che non si usano più.

Le informazioni importanti contenute in certe mail (esempio allegati come fatture, preventivi, contratti…) potrebbero essere ben sistemate in un archivio locale.

Non aver paura di cancellare

Le mail “inutili” per il perseguimento degli obiettivi aziendali, devono essere eliminate.

Chiudere l’account di posta e non riaprirlo se non eccezionalmente

Finita la gestione delle mail o i 30 minuti che vi siete dati, CHIUDETE il programma di posta elettronica e non riapritelo.

Se dovete inviare una mail durante la giornata, aprite pure il programma di posta elettronica ma non cadete in tentazione di dare una “sbirciatina” a quelle in arrivo.

Provare questo approccio alla gestione delle mail per tre settimane e poi decidere se continuare o meno.

Considerare che la gestione della mail può essere delegata ad un’assistente.

Se sei interessato, contattami per maggiori informazioni a riguardo.

Come delegare: serve un approccio morbido

Come delegare

Nel precedente articolo abbiamo parlato dell’importanza della delega in ambito lavorativo. Ora vedremo “come delegare”. Analizzeremo un approccio morbido e tollerante per avere dipendenti più motivati e desiderosi di migliorarsi.

LA RICERCA

Una ricerca di Gallup eseguita su 143 amministratori delegati delle 500 imprese più in crescita d’America, ha dimostrato che, chi tra i soggetti considerati ha deciso di delegare è riuscito a ottenere tassi di crescita pari a 112% superiori rispetto agli altri.

L’ESPERTO AFFERMA

Massimo Fancellu, formatore in materia di Sviluppo del potenziale umano e comportamenti organizzativi, riconosce che delegare comporta difficoltà notevoli sul piano tecnico e umano. Tuttavia si può imparare a delegare e, così, guadagnare tempo prezioso per le attività professionali o la vita privata.

5 “trucchi” per avere successo nella delega

1. Lasciar perdere il modello di collaboratore ideale

Molto spesso l’immagine che il manager ha del suo collaboratore ideale, è il riflesso di sé stesso. Occorre considerare che da qualsiasi persona si può ottenere qualcosa in più. Il manager dovrà comprendere quale sia potenziale di ognuno e come è possibile farlo emergere.

2. Puntare ad un miglioramento per volta

Non bisogna pretendere da subito il massimo, puntando il dito su ogni errore commesso. In questo modo il dipendente si sentirà a disagio verso qualsiasi nuovo compito da svolgere e maturerebbe avversione per il lavoro e per il proprio manager. Commettendo sempre meno errori e ricevendo apprezzamenti, laddove meritati, le persone imparano ad avere un’alta considerazione di se stesse, si impegnano e si migliorano. Occorre, dunque, segnalare pochissimi errori per volta e focalizzarsi sul miglioramento sostenibile, quello che il tuo collaboratore può ragionevolmente raggiungere.

3. Lasciare margini di autonomia

Riconoscere ai collaboratori discrezionalità di agire, fare in modo che affrontino il rischio di prendere decisioni commisurate alle proprie mansioni.Fissare solo i punti imprescindibili a meno che non sia il collaboratore stesso a chiedere di essere istruito passo passo.

4. Riconosci i progressi fatti

Ogni volta che si ravvisa un miglioramento nel modo di lavorare di un collaboratore, occorre riconoscerlo esplicitamente davanti a lui. In questo modo si crea terreno fertile affinché il collaboratore possa voler affrontare nuove sfide e superarle.

5. Rivedi i tuoi standard

Definisci cosa deve assolutamente essere perfetto – e dove, quindi, non si transige – e su cosa si può, invece, “chiudere un occhio”. E’ probabile che  alcuni modelli operativi considerati imprescindibili, possano anche passare in secondo piano, senza per questo alterare i risultati aziendali. Risparmierai molta fatica e stress.

Inizia, dunque, a pensare a nuovi metodi per coinvolgere i tuoi dipendenti o collaboratori esterni, delega: cresceranno i tuoi partner di lavoro, crescerai te, crescerà la tua azienda.


Delegare fa produrre di più: vero.

Sono un’assistente virtuale, dunque braccio destro per la crescita da remoto per business altrui (che poi si tratta anche del mio business… se vai bene te, vado bene anche io!). Un manager o un consulente che voglia prendere in seria considerazione una collaborazione con me, è una persona che ha già fatto un passaggio mentale importante: quello di voler delegare. Riconoscere un’esigenza equivale a stare già a metà strada nel percorso che porta alla sua stessa risoluzione.

“Chi fa da sé fa per tre!”

Cit. L’imprenditore che ha avuto una seccatura per un errore commesso da altri.

Un imprenditore fatica a lasciare le redini della gestione della propria attività, tuttavia è dimostrato che una strada verso il successo imprenditoriale è quella che passa per la distribuzione dei compiti. Una ricerca svolta da Gallup su 143 amministratori delegati delle 500 imprese più in crescita d’America, ha dimostrato che, chi tra i soggetti considerati ha imparato a delegare, è riuscito a ottenere tassi di crescita pari a 112% superiori rispetto agli altri (Danea.it).

Il tempo è denaro e se ti scivola tra le mani, se passa così velocemente… pensa a quanto devi essere produttivo!

A Londra vi è una società che recluta personale di alto livello in tutto il mondo, sia nel settore pubblico che in quello privato: si tratta della Hays Executive. Erika Perez, fino al 2016 responsabile della divisione in questione, spiegava come l’attività del delegare possa stimolare la nascita di nuove idee e generare nuove competenze». A volte infatti guardare al lavoro degli altri significa vedere le cose da un’altra prospettiva, allargando così i propri orizzonti. E’ giusto, dunque, fare un passaggio di testimone per alcune mansioni, ma mantenendo sempre una supervisione sul lavoro svolto e raddrizzando il tiro qualora ce ne fosse bisogno (Pmi.it).

Sull’importanza della delega, sinceramente, mi fermo qui. Cosa occorre fare? CREDERCI.


Freelance e smart working: ora fanno per me

 Quello dell’assistente virtuale è un lavoro da freelance, il lavoro di uno spirito creativo, col capo chino sul pc e poi su con lo sguardo proiettato verso il continuo evolversi delle tecnologie.

Ricordo ancora quanto mi affascinava pensare alla figura del freelance ai tempi del mio lavoro dipendente presso una grande multinazionale americana. Ottavo piano, era il mio. L’ascensore si chiudeva dietro alle mie spalle, davanti a me il portone d’ingresso dell’ azienda per la quale le mie giovani e ingenue attese stavano pian piano vacillando. In quel momento ricordo solo il semplice fatto che pensavo, tra le altre cose,… “ma perché freelance?“

Il termine freelance deriva dal modo in cui venivano chiamati i mercenari e i soldati di ventura, ovvero free-lance, lancia libera, lancia indipendente. Ci si riferiva, dunque, a soldati che offrivano la propria lancia e servizi a chiunque fosse disposto a pagarli senza quindi essere legati ad alcun signore (Danea.it). Oggi si usa definire freelance un lavoratore autonomo dotato di una propria patita IVA che presti i propri servizi a diversi clienti.

“Rischioso, assolutamente no, non ho nè il modo né l’esperienza per poterlo fare” pensavo in quei  giorni e si andava avanti così, fantasticando, ma poi no, non poteva fare per me. E ho fatto bene. Da quei giorni di strada ne ho fatta, esperienze prese e messe tutte da parte, rubato con gli occhi. Seguivano tuttavia corsi di formazione che avevano a che fare con quel mondo lì, tanto affascinante…  Non si può mai dire, mai dire mai, no?!

Diciamolo però, oggi il modo e l’esperienza per lanciarmi li ho entrambi.  Eccomi, sono pronta! Sono un’assistente virtuale, sono io la freelance!

Si legge che oggi la domanda di lavoratori freelance è molto alta. Ingaggiare un freelance significa  affidarsi a un collaboratore “alla pari”, un professionista, per andare subito al sodo verso ciò che interessa realmente al committente in un dato momento. Questo significa poter risparmiare in termini di costi e di rischi.  Il freelance è già formato a dovere per quello che occorre all’azienda che lo ingaggia; ad un dipendente vanno rivolti investimenti in formazione e bisogna attendere prima che i sacrifici spesi in tal senso diano i loro frutti..

Se esiste il freelance esiste lo smart working; i due vanno a braccetto! Smart working: termine  che in Italia inizia a diffondersi sempre più. Recentemente mi capita di leggere articoli a riguardo, evidentemente il fenomeno sta attirando una sua discreta attenzione. Si tratta di una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alla persona lavoratrice di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di maggiori responsabilizzazione sui risultati (Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano).

Ecco che il 58% delle aziende medio-grandi hanno introdotto iniziative concrete in tal senso. Da qui al 2022 la quota di mobile worker in Europa crescerà di 9 punti percentuali passando dal 56 al 65%. Per rimanere su territorio nostrano, in Italia passeremo da 7 a 10 milioni di persone su una popolazione di 22 milioni di lavoratori (IDC e VMware). Seppure quando si fa riferimento a questi numeri si rimanda ai rapporti di lavoro dipendente che le aziende stanno cercando di revisionare nella loro natura, di fatto l’assistente virtuale (ciò che voglio fare io nella vita), già di suo , nel suo microcosmo, è una realtà imprenditoriale che fa proprio il concetto dello smart working.

Alla luce delle tendenze esposte dovrebbe è sempre più chiaro il carattere vincente di una collaborazione con un’assistente virtuale, un freelance che sposa lo smart working. L’assistente virtuale è un professionista che si aggiorna costantemente per offrire un servizio al top per il cliente che vi si rivolge perché la sua attività possa crescere in produttività, possa essere all’avanguardia. Il lavoro può essere delegato, le tecnologie permettono la condivisione e accorciano le distanze.

Lo smart working presuppone il ripensamento intelligente delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative rimuovendo modelli legati a concetti classici di ufficio, come quelli della postazione fisica andando verso quelli di flessibilità e virtualità, verso l’assenza di vincoli orari e spaziali. Tutti i simpatizzanti di questo modo di operare efficiente riescono a conciliare i tempi di vita e lavoro favorendo la crescita e la produttività.

Il concetto di ufficio diventa aperto.

Il mio è un Virtual Office e io una Virtual Assistant

Il mio è un Virtual Office e io sono una una Virtual Assistant.

Sai che anche in Italia inizia a farsi largo questa figura professionale?

Per intenderci, sono un’assistente in carne ed ossa, ma lavoro da remoto: a casa mia, su un treno, su un aereo… da ovunque. Il mio è un ufficio virtuale.

Ciò che mi interessa è comprendere le esigenze del cliente, trovare soluzioni, farlo lavorare al meglio. Tanti sono oramai gli strumenti che permettono una collaborazione con questo tipo di organizzazione: telefono, email, programmi di condivisione di calendari e file, applicazioni fornite dal web.

Certe mansioni si devono delegare per focalizzare l’attenzione del core business. Certe mansioni si possono delegare ad un’Assistente Virtuale, che non necessariamente occupa la scrivania nella stanza a fianco. Non necessariamente occorre assumere una segretaria o un’assistente. Non necessariamente ci si deve muovere nell’ambito dei contratti di lavoro dipendente.

Si può lavorare alla pari, in squadra, con una Virtual Assistant!